VSL – NEDERLANDS METROLOGISCH INSTITUUT
kiest voor SAP Cloud ERP

Quickstart op basis van Best Practice levert meer dan verwacht resultaat op!
Daniel Bos - Adjunt Directeur VSL

Waar staat VSL voor?

VSL is het Nationaal Metrologisch Instituut van Nederland en internationaal een toonaangevend kennisinstituut op het gebied van metrologie. VSL kalibreert meetmiddelen in opdracht van klanten, beheert en ontwikkelt nationale meetstandaarden en biedt diensten op maat.

Begin 2016 is VSL een project gestart om de organisatie, processen en systemen te innoveren met SAP Business ByDesign, de integrale Cloud ERP-applicatie van SAP.

De voornaamste uitdaging is de overstap van verschillende (maatwerk) applicaties naar een standaardoplossing en de verbetering van de efficiëntie van de bedrijfsprocessen.

Na ruim tien jaar te hebben gewerkt met verschillende (maatwerk)systemen, ontwikkeld op basis van eisen en wensen van de organisatie, heeft VSL nu gekozen voor een integraal ERP-systeem met best practices voor de kernprocessen en ondersteunende activiteiten.

"Het hebben van maatwerk oplossingen lijkt ideaal, maar de praktijk leert dat het continu aanpassen op basis van eisen en wensen in de organisatie leidt tot achterstand. Te lang wachten op de gewenste veranderingen en juiste rapportages hebben ertoe geleid dat we naar een nieuwe standaardapplicatie hebben uitgekeken" - Marc Pieksma (Wetenschappenlijk Programmamanager)

Aan het woord zijn:

Daniel Bos – Adjunct-manager Kalibratie & Referentiematerial en Projectleider van het VSL Cloud ERP Implementatie project

Marc Pieksma – Wetenschappelijk Programma manager

Diederik van Duuren – Projectmanager Scheer Nederland

Het motto voor de implementatie luidde:
"Voor alles is een oplossing binnen de standaard aanwezig!"

Snel anticiperen op marktontwikkelingen

Net als elke andere organisatie wil VSL sneller kunnen anticiperen op wijzigende marktomstandigheden. Hiervoor moet de efficiëntie van de organisatie worden verhoogd. Dit kan door het digitaliseren van de bedrijfsprocessen van begin tot eind, waarbij workflows het gemak voor de gebruikers verhogen. Daarnaast dienen alle benodigde rapportages realtime beschikbaar te zijn op basis van één enkele bron.

VSL heeft gekozen voor de geïntegreerde Cloud ERP-oplossing van SAP, omdat deze ondersteuning biedt aan al haar primaire processen: verkoop, inkoop, project- en financiële administratie, planning, logistiek, voorraadbeheer en personeelszaken.

Met SAP ByDesign worden gegevens eenmalig vastgelegd en direct beschikbaar voor de verschillende afdelingen om de vervolgstappen in het proces uit te voeren. Daarnaast verzorgt SAP ByDesign de benodigde digitalisering van documenten. Dit geldt voor financiële, logistieke en technische documenten. Deze documenten dienen bij VSL zowel per project als per rol beschikbaar te zijn.

Overstappen van maatwerk naar SAP Cloud zonder hindernissen

Om de overgang naar de nieuwe Cloud ERP-omgeving voor de ruim 120 gebruikers mogelijk te maken, zijn in overleg met de implementatiepartner Scheer Nederland, duidelijke standaarden en afspraken vastgelegd. De overstap naar de nieuwe werkwijze en het nieuwe systeem diende vooral snel en zonder problemen te gebeuren.

Voor het implementatieproject golden de volgende spelregels:

Een helder afgebakende scope met alle primaire basisfuncties om “business as usual” te garanderen;
Strakke planning van vier maanden voor het voorbereiden, realiseren, verifiëren en live gaan met de Cloud ERP Applicatie met ruim 120 gebruikers;
Beschikbaarheid van zes VSL teamleden, die alle disciplines vertegenwoordigen; Na de implementatie zijn zij de key-user voor eerstelijns ondersteuning;
120+ eindgebruikers; Getraind door de key-users en het standaard self-learning programma binnen SAP Business ByDesign.

Direct voordelen door één integrale ERP-oplossing merkbaar

Beter inzicht door integrale ERP oplossing

Het directe voordeel is de eenvoudige wijze waarop afdelingen kunnen samenwerken. Het volledige inzicht in elke processtap met daarbij de gerelateerde documenten, verhoogt duidelijk de kwaliteit van VLS’s bedrijfsvoering. Daarnaast is de communicatie met de zakenpartners volledig gedigitaliseerd.

Succes door focus op bedrijfsprocessen

Drie maanden na de ingebruikname kijken we terug op een geslaagd project. Hoofdreden voor de succesvolle implementatie was de aandacht voor de processen en wijze waarop SAP Business ByDesign ondersteuning kan bieden aan deze processen.

"Scheer Nederland richt zich allereerst op de kernactiviteiten van de organisatie en daarbij behorende processen en bespreekt in detail hoe deze processen van A tot Z optimaal ondersteund kunnen worden. Zo is een juiste basis gelegd om in de nabije toekomst aanvullende innovaties te kunnen doorvoeren. De kwaliteit van onze data is sterk verbeterd doordat alle data zich binnen één enkel systeem bevindt. Door deze verbetering kunnen wij van een reactieve houding meer proactief reageren richting onze klanten. Voor onze complexe projecten zien we een potentiële efficiencyverbetering van 40%. Voor de standaard projecten is deze verbetering 20 tot 25%. De efficiencyverbetering binnen de administratieve processen komt door de kortere doorlooptijden, eliminatie van processtappen en het hebben van één informatiebron." - Daniel Bos (Adjunct-manager Kalibratie & Referentiematerial)

Kracht van samenwerking leidt tot beter resultaat

"De focus ligt op samenwerking tussen de organisatieonderdelen en het toekennen van de juiste functionaliteit aan een afdeling op basis van de aanwezige best practice processcenario’s. Hiermee krijgt de klant de gewenste end-to-end procesondersteuning, op basis van standaard functionaliteit." - Diederik van Duuren (Projectmanager Scheer Nederland)

Met SAP Business ByDesign klaar voor de toekomst

Voor VSL is de keuze voor SAP Business ByDesign een strategisch juiste keuze geweest.
De Cloud ERP applicatie geeft alle ruimte om verder te groeien en in te spelen op huidige en toekomstige IT en marktontwikkelingen:

Standaardisatie op basis van één systeem voor alle afdelingen;
Betere samenwerking tussen klant, leverancier en medewerker in digitale vorm;
Schaalbaarheid van de applicatie naar de benodigde functionaliteit per afdeling;
Inzet van mobiele Apps voor bijvoorbeeld goedkeuren van facturen, tijdschrijven en business alerts;
Beter kunnen reageren op nieuwe IT/Business trends;
Beduidend lagere IT kosten voor het beheer en de ondersteuning;
Geen investeringen in hardware en software.

Download

Bevindingen vanuit het project

These slides will be slide-able on the live version of your page!

Succes door focus op processen

Scheer Nederland richt zich allereerst op de kernactiviteiten van de organisatie en daarbij behorende processen en bespreekt in detail hoe deze processen van A tot Z optimaal ondersteund kunnen worden. De focus ligt op samenwerking tussen de organisatieonderdelen en het toekennen van de juiste functionaliteit aan een afdeling op basis van de aanwezige best practice processcenario’s. Hiermee krijgt de klant de gewenste end-to-end procesondersteuning, op basis van standaard functionaliteit.

Diederik van Duuren - Scheer NL

Van reactieve naar een proactive organisatie

De kwaliteit van onze data is sterk verbeterd doordat alle data zich binnen één enkel systeem bevindt. Door deze verbetering kunnen wij van een reactieve houding meer proactief reageren richting onze klanten.

Daniel Bos - VSL

Met standaard functies meer slagkracht dan maatwerk

Het hebben van maatwerk oplossingen lijkt ideaal, maar de praktijk leert dat het continu aanpassen op basis van eisen en wensen in de organisatie leidt tot achterstand. Te lang wachten op de gewenste veranderingen en juiste rapportages hebben ertoe geleid dat we naar een nieuwe standaardapplicatie hebben uitgekeken.